Internkontroll och arbetsmiljöKommer
Från kontrollpunkt till åtgärdat fynd.
TapInn samlar skyddsronder, avvikelser och uppföljning i samma app som passen och timmarna. Varje fynd får en ansvarig och en tidsfrist, och det finns ett spår av vad som gjordes.
Samma app som pass och timmarMedarbetare rapporterar avvikelser i mobilenAktiveras när företaget är redo
Internkontrollen rullas ut och aktiveras för varje företag. Schemaläggning och tidrapportering kan ni använda redan i dag.
Fyra steg, ett spår
Från skyddsrond till avslutad åtgärd, utan att något faller mellan stolarna.
- 01Kontroll
Gå skyddsronden med en checklista. Varje kontrollpunkt får ja, nej eller ej aktuellt.
- 02Fynd
Ett nej blir ett fynd med beskrivning och bild, kopplat till arbetsplatsen.
- 03Ansvarig och tidsfrist
Fyndet får en åtgärd med en ansvarig person och en tidsfrist. Inget fynd utan uppföljning.
- 04Avslutat och spårbart
Ronden låses när den är klar, och åtgärderna har en historik ni kan gå tillbaka till.
Så ser en skyddsrond ut
Ett nej på en kontrollpunkt kan inte sparas utan en åtgärd med ansvarig och tidsfrist. Så följs fynd upp i stället för att glömmas bort.
- Nödutgångarna är friaJa
- Brandsläckaren är kontrolleradJa
- Hyllorna är förankradeNej
Internkontroll där medarbetarna redan finns
Arbetsmiljöarbetet använder samma medarbetare, arbetsplatser och uppgifter som resten av TapInn.
Medarbetare
Rapporterar avvikelser, kvitterar SJA och utbildning och hittar säkerhetsdatablad i appen de använder för pass och timmar.
Arbetsplatser
Skyddsronder, kemikalieförteckning, utrustning och skyddsombud hör till arbetsplatsen, så översikten följer platsen.
Drift
Årshjulet lägger återkommande arbetsmiljöuppgifter i Uppgifter, tillsammans med allt annat som ska göras.
Det som hör till internkontrollen
Alla delar rullas ut och är märkta med Kommer tills de är tillgängliga.
Skyddsronder med checklista
Gå igenom kontrollpunkterna med ja, nej eller ej aktuellt. Ett nej kräver ett fynd och en åtgärd med ansvarig och tidsfrist.
Rapporter med bevarad dokumentation
Förhandsgranska och utfärda en versionshanterad PDF från skyddsronden, med bilder och bilagor bevarade i arkivet. Registrera när rapporten har överlämnats.
Översikt över fynd och åtgärder
Se öppna, pågående och stängda åtgärder över flera skyddsronder. Försenade åtgärder syns även när själva ronden är låst.
Avvikelser och tillbud
Medarbetare rapporterar avvikelser i appen. Chefen följer upp med åtgärder, ansvarig och tidsfrist, och historiken sparas på avvikelsen.
Riskbedömningar med versioner
Bedöm risker, lägg in åtgärder med ansvarig och tidsfrist och lås en version när den är klar. Ett fynd från en skyddsrond kan bli en ny bedömning.
Säker jobbanalys (SJA)
Skapa och godkänn en SJA i portalen. Medarbetarna som deltar kvitterar i appen.
Kemikalieförteckning per arbetsplats
Håll ordning på kemikalier och säkerhetsdatablad per arbetsplats. Medarbetarna hittar databladen i appen.
Utrustningsregister med historik
Registrera utrustning och se historiken. Ni kan välja att stoppa instämpling när utrustning på platsen är spärrad eller har passerat sin tidsfrist.
Kontroll och kalibrering med tidsfrist
Planera intervall, ansvarig och nästa kontroll. Följ kontrollfrister och påminnelser oberoende av certifikatets giltighet.
Certifikat per kund och instrument
Koppla den utfärdade PDF-filen till rätt kund, instrument och serienummer. Bevara certifikatversioner och se utfärdare, certifikatnummer och giltighet.
Kundens certifikat och förnyelse
Bjud in kundens kontaktpersoner till en egen webbportal. De hittar certifikat för utrustning de har behörighet till, laddar ned dokumenten och begär förnyelse.
Utbildning med kvittens
Medarbetare kvitterar utbildning i appen, och ni får en varning innan en utbildning går ut.
Årshjul för arbetsmiljö
Planera återkommande arbetsmiljöaktiviteter under året. De återkommande uppgifterna hamnar i Uppgifter.
Skyddsombud per arbetsplats
Registrera vem som är skyddsombud på varje arbetsplats, så att det är tydligt vem som har rollen.
Driftärenden har en egen lista
Frågor, beställningar och andra driftärenden från kunder och medarbetare får en egen ärendelista med ansvarig och tidsfrist. HMS-avvikelser följs upp i internkontrollen.
Ärenden med ansvarig och tidsfrist
Frågor och beställningar från kunder och medarbetare samlas i en ärendelista. Ärendena fördelas efter kategori och arbetsplats, och varje ärende har status, ansvarig och tidsfrist.
Egna ärenden i webbläsaren
Medarbetare ser ärendena de har anmält eller fått ansvar för i webbläsarversionen av appen.
Kontaktformulär för kunder
Kunder skickar in ärendet via ett offentligt formulär, bekräftar sin e-postadress och kan följa sitt eget ärende.
Påminnelser om tidsfrister
Påminnelser hjälper den ansvariga att följa upp ärenden som har passerat sin tidsfrist.
Interna anteckningar och lagringstid
Håll interna anteckningar åtskilda från svaren som kunden ser. Ange lagringstid, pausa radering vid behov och exportera ärendet.
Vanliga frågor
När kan vi börja använda internkontrollen?
Internkontrollen rullas ut och är inte tillgänglig för alla än. Modulen aktiveras för varje företag. Ni kan skapa ett konto och använda schemaläggning och tidrapportering redan nu.
Hur följer vi upp fynd från en skyddsrond?
En kontrollpunkt som besvaras med nej kräver ett fynd och minst en åtgärd med ansvarig och tidsfrist. Ni kan följa åtgärderna vidare och gå tillbaka till historiken.
Kan medarbetarna rapportera avvikelser i mobilen?
Ja. Medarbetare rapporterar avvikelser och kvitterar SJA och utbildning i TapInn-appen. Chefen följer upp i portalen.
Vad är skillnaden mellan ärenden och HMS-avvikelser?
HMS-avvikelser gäller arbetsmiljö och säkerhet och följs upp i internkontrollen. Ärenden är frågor, beställningar och andra driftärenden från kunder och medarbetare, med en egen ärendelista.
Hur är checklistorna uppbyggda?
Varje kontrollpunkt besvaras med ja, nej eller inte relevant. Vid nej kopplas fyndet till en åtgärd med ansvarig och tidsfrist.
Vad visar utrustningsregistret?
Registret samlar utrustning och historik per arbetsplats. Ni kan välja att stoppa instämpling för spärrad utrustning eller en passerad kontrollfrist. Kontrollintervaller och certifikatportalen förbereds separat och är märkta Kommer. Certifikatets giltighet är ett eget datum och stoppar inte instämpling automatiskt.
Börja med TapInn i dag
Använd schemaläggning och tidrapportering nu, och ta internkontrollen i bruk när den har aktiverats för ert företag.